JimmyLv_吕立青

Feb 28, 2022

我是如何艰难地克服「效率成瘾」的? | 吕立青的博客

作为一个效率工具爱好者,也是一个效率产品的从业者,天然地就会去把玩各种各样的 App 或者是软件。我还记得我在大学的时候有打开 Firefox 的扩展商店,玩各种各样的插件,甚至连玩插件都能够玩上一个通宵,当然这是非常不健康的。
而到了工作以后,我还是会定期下载手机上的 App 来玩,很多时候都会去应用商店里面试用各种各样新鲜的 App,经常会找限免或者是 “最美应用” 这样的平台去发现新的效率工具,后来越来越意识到自己陷入了「效率成瘾」或者是叫 Productivity Porn(效率色情),于是开始自己寻找药方。

药方 1:玩具属性 vs 工具属性

效率色情(aka 生产力色情)这个词最早出现于《生活黑客》这本书,书中写到 Porn 这样一个词,其实是「对某件事情上瘾」的一种描述,不只是说对色情内容上瘾,而是你对其他的内容像是生产力工具,或者是各种各样的时间管理方法的无止限追求,都可以称之为 Porn。
比如说武侠或者是枪战动作片,其实也是一种 Pron,就像我们去电影院看的商业片,其实最重要的卖点就是那些在赛道上的追逐戏或者是动作类的打斗戏,让我们自己产生一种代入感,就像自己能够拥有主角那样的能力。
那么类比来说,当我们使用效率工具的时候,就很可能认为当自己掌握某项工具的时候,会像其他使用该工具的人那样厉害。但现实往往会打你的脸,哪怕你用上最贵的 GTD 工具 OmniFocus 或者是笔记软件 Roam Research,你可能依然只是在把它当成一个玩具,而不是真正把它作为一个工具。
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其实「工具」是一种执念,当你不断地去追求新的工具,追求新的方法论,一直在忙于磨刀,却一直没有去砍柴,就一直没法推进自己的项目
其实所有的效率工具都有两个属性,第一个是它的玩具属性,第二个是工具属性。那么我找到的第一个克服效率成瘾的办法,就是一定要区分当前自己是在「玩玩具」还是在「用工具」
当我们在「玩玩具」的时候,你就可以用这段时间尽可能地去发现更多的应用,去探索更多的可能性。比如说少数派里面就有很多的文章会教大家如何去使用工具,或者就像大家看 VLOG 或者是测评类的视频时,其实你也是在一种玩的属性,因为这个时候你也会将自己代入进去,而这个时候其实你只需要享受玩具或者是看别人玩玩具的快乐就好
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而当你在「用工具」的时候,你最重要的事情还是要把事情做完,真正的 Getting Things Done。

药方 2:Create Before Consume

我每天都会使用 RSS 或者是 Twitter 来刷各种各样的信息,很多时候我就会问自己:这些信息都只是我的消费品,那当我去消费这些信息的时候,我能得到什么呢?或者说更重要的是在我消费它之前,我自己能不能先输出内容呢?
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Feedly 和 Twitter(with Twemex)
因为现在是 Web 2.0 时代,所有的平台都在鼓励创作者在他们的平台上创作,而平台通过智能推荐算法来引诱人们去消费它的信息,创造属于平台的商业价值,尽可能地赚取你的注意力
在这个流量经济时代,你会发现最典型的就是宠物、小孩以及性(打擦边球)这类信息在抖音或 TikTok 盛行。为什么呢?因为它是一个注意力驱动的商业时代,《注意力商人》的工作模式就是收割观众的注意力,向观众投放广告
而观众不会永远被动,早晚都要反击。其实办法也很简单,就是要在你消费之前去创作,Create Before You Consume。我特别期待于 Web 3.0 的到来,所以我们应该尽可能的 Publish More,就像我在读文章的时候,我也会想:当我看了这篇文章准备消费下一篇文章的时候,我对当前内容有没有什么评价呢?
其实我也就会直接在作者的文章下面进行评论,比如说我的知识管理工具 - 少数派这篇文章提到了作者的一个工作流,使用到 Cubox、Flomo 以及思源笔记。那我就在评论区做了一个总结:
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那么就这样一段话,我会把它直接放到这篇文章的评论区,当然我也会把它保存下来,放到 Telegram,通过 telegroam(Telegram + Roam) 直接发送到 Roam Research 里面。
还有更多的时候是跟作者进行交流,作者发表文章就是想要获得读者的反馈,就像我在2021 —— 我的工作流定型过程 - 少数派另一篇文章下面也有所评论,作者总结了自己的一个工具流,那么当我读完之后,我也会直接告诉作者我从他的文章当中学到了什么:
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这也是一个即时的输出。我将自己的笔记法称之为「春夏秋冬」笔记法,春天播种收集,夏天除草规整,秋天收获输出,冬天储藏归档,通常来说也会引起作者的更多讨论。
我们也可以从哲学角度来说,当你需要消费内容的时候,你也需要别人来创作;而当你创作内容的时候,也会期望其他人的注意力和互动。那么 Create Before You Consume 其实就是「己所欲,施于人」

药方 3:“重器轻用”,自由组合

“重器轻用” 其实是张玉新老师(善用佳软)提出来的一点,我们已经见识到了各种各样的工具,每一款工具都有它的独特的地方。我之前有在Roam Newsletter 漫游研究所周报 #2020W52这一期里面提到过:我们之所以用某一款工具,一定是因为它那 20% 特别吸引我们,那么此时我们就只需要用好它最重要的 20% 的功能即可。
就像在 Roam Research 里面,我最喜欢的是它的 block reference 块引用,比如说我可以通过 (()) 来找到任意可以引用的内容,然后还直接把我需要引用的内容快速地粘过来,然后打上我想要的标签。
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就像 Tim Ferriss 提到,我们在 2022 这个新年之际,不要去做那么多的新年愿望,雄心勃勃地觉得自己新的一年会有新的改变。但其实这么多年过去了,今年是什么样,去年是什么样,有多大差别难道你自己还不清楚吗?所以说大家应该多做 Past Year Reviews(PYR)也就是过去一年的回顾,少做 New Year Resolutions 新年愿望。
所以说,再举个用好重器 20% 功能的例子,对于 DEVONthink 来说,我觉得它最重要的就是 Search 搜索功能。比如说我通过 Alfred 的 DEVONthink 插件快速输入「重器轻用」,然后我就可以搜到在 DEVONthink 里面所有关于「重器轻用」的信息。而这个搜索速度是极快的,并且在右侧边栏,你可以看到搜索结果有一个展现的区域,让你快速知道哪些地方有相关文字的一个出处。
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其实我就能找到之前所有提到该内容的地方,而这个地方的 “快” 是非常重要的。我常常把 DEVONthink 比作是一栋楼当中的地下室或者是楼阁,当我们需要找什么内容的时候,我们能够非常快速地去找。虽然说平常不会去楼阁里面翻东西,但只要它搜索起来很快,你就能够快速地去找到想要的内容。
就像我今天要分享的内容,其实是在我看一篇文章的时候,快速记录下的跟文章有关的一些想法,而这些灵感会自动通过 Diigo 同步到 DEVONthink 里面。从而当我回顾时,我就可以通过 DEVONthink 重新打开这篇原文查看当时划线的位置。
当然,你也知道在 Diigo 里面也有大纲的功能,并且你可以直接把正在读的文章高亮,直接转化到 Diigo 的大纲编辑器里面。但为什么我不去用它呢?因为它虽然有,但是做得并不够极致。
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而我通过 Diigo + DEVONthink + Roam Research 这样的工具可以自由地组合,我就可以用好每个软件最特色的 20% 的功能。而自由组合这一点其实就来自 UNIX 哲学
  • 每个程序只做一件事,做好它
  • 多个程序相互组合,共同完成复杂任务
总结一下,如果你想克服效率成瘾,不要去追求一个软件 All in One,而是用好每一个软件最有特色的 20%,然后通过自由组合的方式,把各自的功能发挥到极致。你要知道,你的最终目的是为了产出,Create Before You Consume。

药方 4:流程化、标准化、自动化

我在前文提到注意力是非常重要的,而注意力意味着我们要专注,专注意味着我们直达目标。而到达目标之前的中间部分其实就要减少浪费。什么是效率?其实就是在减少浪费。 而如何减少浪费,就是要尽可能把我们要做的事情自动化起来。
对于我们做事情来说,特别是效率工具来说,最好的状态是不要接触它,只有当你不用操作它的时候,你就不会被吸引注意力。
举一个 DEVONthink 的用例,比方说当我每次需要去切换视图显示在左边还是右边的时候,DEVONthink 默认的快捷键是 ⌘+5/6/7,显然不是很好按,而它默认的 ⌘+1/2/3 我却一般用不到它。所以我就可以通过 BetterTouchTool 映射 DEVONthink 的快捷键操作,比如按下 ⌘+ 1,我希望把它转换成 ⌘+5,以此类推。
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首先,我们要去总结自己常用的一些操作,然后把自己的操作标准化出来,从而我们可以通过一些像 BetterTouchTool 这样的自动化工具来保存你的自动化流程。
在 DEVONthink 里面,最常用到的有两个自动化功能,一个是 Workspace。比如说,我总是需要打开我的 “高亮视图”,回顾我所有的网页高亮,此时按下快捷键 ⌘ + Enter 就会跳转到下一个我收藏过的,但还没有阅读的内容。
我可以通过 Workspace 来保存这个自定义的 “高亮视图”,在我平常用的时候并不会打开它,但每次我需要启动它的时候,我只需要在菜单栏选中“高亮视图” 或按下快捷键,DEVONthink 就会完全变成另外一种形态。
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另外一个 DEVONthink 的自动化功能是 Smart Rules,比方说我要 filter 所有重复的内容,或者是我可以自己新建很多自动化的规则,让它自动帮我去做一些原本手工需要做的事情,比如自动将网页转成 Markdown 格式。
再举一个更直观的例子给大家介绍一下。Keysmith 这个软件很神奇,我们可以创建一个工作流,并且你可以录制它,录制的时候可以模拟你所有的鼠标点击事件或者是快捷键操作。然后当你再次运行它的时候,你就会发现它可以帮你自动执行这些操作。
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Keysmith 自动记录内容至 Telegroam
比方说我正在阅读文章内容,只需要按下快捷键,Keysmith 就会帮我自动打开 Telegram 然后把网页的 Markdown 链接粘贴到输入框内容。而这个时候我只需要再粘贴一遍我复制的内容,再写下我自己的留言发送过去就可以完成一个速记。
而 Telegram 所有的内容其实都会保存到我的 Roam Research 里面,所以这就是借助于工具来帮助我快速达到自己想达到的一些目的,特别是收集 Fleeting Note 的时候一定要是 “唯快不破”,因为灵感往往 “稍纵即逝”。
类似这样速记或者阅读的流程,我们都可以先把它流程化出来。通常来说,你可以用看板来标识每个阶段,比如说 Todo、Doing、Done。然后,你再去想哪些地方可以改进,哪些地方可以优化,从而减少每个流程之间的重复步骤,也就是我们要尽可能减少工具的不必要操作,提高效率其实就是减少浪费。
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药方 5:建立 “防崩溃” 机制

克服效率成瘾的最后一点,你还需要一个 “防崩溃” 机制。对我来说,最为典型的一个机制就是 Daily Notes。它让我意识到,每天都是崭新的一天,而这崭新的一天能够帮助我重新开始。 不管昨天做得有多烂,我今天面对的都是一张白纸,而这张白纸等待我去书写,写下新的内容。
我一天当中会先以 Objectives 也就是目标为核心来写下我所有的内容,另外还有一项是前文演示过的 Quick Capture。也就是说,我在手机端 Telegram 里面记录下的内容,会自动同步到 Daily Notes 的 Quick Capture 这一项。
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我的 Daily Notes,每天都是一个崭新的开始
就像今天看到的 Twitter 内容,或者是我记录下的一些网页摘抄内容,或者是我在手机端的一些想法,或者是刚刚给大家演示的测试部分,都会自动放到我的 Daily Note 里面。而每一天都是这样一个崭新的开始,避免我的自我管理系统陷入混乱,从而容易崩溃。
另外一个机制是 P.A.R.A 中的 Archive,归档这个概念的意义其实也是非常非常重要的。就像我会把所有内容都归档到我的 DEVONthink 里面,我可以看到我所有的推文、所有的笔记,然后也可以看到我所有的网页高亮,还有我发布过的博客或者是 Newsletter 都会归档到我的 DEVONthink 里面。
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博客内容自动归档至 DEVONthink
只有当你归档之后,一切才可以安心,也就是你可以防止自己陷入系统的混乱而崩溃。而 “防崩溃” 这个概念之所以重要,也是意在帮我们创建一个对外的接口,只要接口不变,内部一定程度的混乱是可以接受的。
这里的类比其实很有趣,当我在 DEVONthink 里面搜索时,经常会搜到一些其他领域毫不相干的一些内容。比如说我会搜到 “防崩溃” 来自领域驱动设计软件架构里面的一个概念,但其实 “防崩溃” 这个概念最开始是我在读少数派的信息管理专栏里面看到的。当然,防崩溃层在软件架构里面其实也是非常典型的,我们可以把防崩溃层看作是客户模型的一个服务,它抽象了我们在一个范围内会如何去使用,它可以被理解为一个适配器,而这样一个适配器在包装之后就可以安全地裹住过往。
还有一个概念叫“安全网”,就像我们在高速路上会遇到旁边的滑坡,而这些滑坡上往往会通过铁丝网的方式固定住山坡的泥土,防止它崩溃下来。虽然这些 “泥土” 可能已经很散很乱,但是没关系,我们可以有勇气重新开始,每天都是一个崭新的开始。
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防止山体滑坡的 “安全网”

「效率成瘾」药方总结

好,那么我已经把整个一篇文章 “讲” 完啦(为什么是讲呢?因为还有 B 站长视频版 🐶),最后让我们来总结一下。
  1. 第一个药方是玩具属性 vs 工具属性:我们要破除工具的执念。好的工具虽然会让我们有一种 “代入感”,好像自己拥有了这样一个工具之后就会变得很厉害。但其实只有把它真正地当成工具用起来,才能够真正地推进项目,改变你的生活。玩的时候就好好玩,用的时候就要发挥工具的极致。
  1. 第二个药方是 Create Before You Consume:我们要尽可能在消费之前创作属于自己的东西,要更多地去发布,更早地去发布。那么创造其实是为了得到你自己更想消费的东西,也就是己所欲,先施于人。
  1. 第三个药方是重器轻用,自由组合:我们不要去想着在一款软件工具上 All in One,而是要用好每一款工具的最具特色的 20%,然后通过自由组合的方式让他们能够彼此配合起来。同时也呼应了第一点,我们也可以去尽可能使用更多的工具,满足自己的工具贪玩的心态。
  1. 第四个药方是流程化、标准化、自动化:当我们使用了各种各样的工具相互配合之后,我们要将它基于写作或者任务管理、目标管理等等的流程梳理出来,将它们标准化起来,形成 SOP。这样你才更有可能通过自动化工具将它们组合起来,每次做事情的时候就能够直达目标,减少不必要的浪费。我推荐大家可以用看板的方式把它梳理出来,然后尽可能缩短从第一步到最后一步的步骤。
  1. 最后一个药方则是建立防崩溃机制:我们通过 Daily Notes 的方式来让自己意识到每天都是一个崭新的开始,不用去担忧过往,过往都被安全地包裹了起来,让我们更加有勇气地出发。不管过去怎么样没关系,今天我们可以再次做到自己想做的事情,自己选择成为什么样的自己。

彩蛋:One More Thing

这篇文章参加少数派的2021 年度征文,也是我为了打造令人满意的个人知识工作流所做的一次尝试,也就是「先录视频,再写文章」。
录制视频发布 B 站 之后,再通过视频的语音自动化识别的方式产生的文稿,配合我记录下来的关键点而自动导出为一篇文章。至此,文章基本的结构已经成型,我只需要去补充跟它有关的一些内容和插图,插图可以直接来自我视频的截图,从而非常快速地产出这篇文章。
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那么我们下次再见,不要忘记三连 + 关注(少数派也要哦,年度征文要看数据的啦 👁),谢谢你!❤️ https://blog.jimmylv.info/2022-02-18-Efficiency-Thinking-01-How-Did-I-Struggle-To-Overcome-Efficiency-Addiction/

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